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IT資産管理の基礎知識IT資産管理ツールの果たす役割

今日、さまざまな「IT資産管理ツール」と呼ばれる製品が販売されています。これらのツールはIT資産管理を行う上でどのような役割を果すのか?についてご説明いたします。

ほとんどの組織ではIT資産を管理する際に必ず何らかの管理台帳を作成していると思われます。その台帳では、この資産はいつ購入して、いまどこで利用しているのか?管理者は誰なのか?といった情報を記入して、資産の状況が把握できる体制を作っているはずです。IT資産管理ツールはこの資産管理台帳を作成する作業に対して、重要な役割を果します。

手作業のIT資産管理には限界がある

PC台数の少ない組織では、PCやソフトウェアなどの情報をユーザーからの自己申告で収集する、または、管理担当者が社内を回り、1台1台を調べてExcelやAccessなどのOffice系ソフトウェアで管理台帳を作成しているケースがあります。しかし、このような手作業での台帳管理方法では、ある時点での情報は台帳に反映できても、それを維持・更新する事は極めて難しくなってしまいます。

特に管理が難しいのはインストールされているソフトウェアの把握です。PCなどのハードウェアはある/ない等どの確認をぱっと見て確認することが比較的容易ですが、インストールされているソフトウェアは各PCを起動して、そのPCのソフトウェア一覧を見ない限り、把握することができません。また、同じソフトウェアでもさまざまなバージョンが存在したり、ハードウェアと違い、新規アプリケーションのインストールや削除など環境の変化が高い頻度で発生することが管理を難しくさせる要因となります。

手作業で管理を実施する場合、これらの情報を収集するには莫大な工数と時間を必要としてしまいます。仮に数ヶ月をかけて管理対象PC全台から情報を集めて台帳を作成しても、PCの状態が1〜2ヶ月前から変化していて、台帳が完成した時は既に古い情報になっているということが簡単に起こりえます。たとえ、数十台の環境であっても手作業で管理するには限界がきてしまうのです。

IT資産管理ツールの果たす役割

IT資産管理ツールはPCからハードウェアのスペック情報やソフトウェアのインストール情報を自動収集し、その結果を台帳として表示する機能を備えています。多くのツールは管理対象のPCにエージェントプログラムをインストールすることで情報の自動収集を可能としています。

例えば、毎日ログイン時に最新の資産情報を自動的に収集し、管理サーバーに送信するといったスケジュールを設定することができます。これはIT資産管理ツールの「インベントリ収集機能」と呼ばれる機能です。

収集した結果はハードウェア台帳やインストール台帳など、ツールに用意されたさまざまな台帳で確認できます。このインベントリ収集機能を利用することで、組織で管理しているPCが数千、数万という規模であっても毎日自動的に情報を収集し、管理台帳を常に最新に保つことができるようになるのです。

IT資産管理ツールの注意点

IT資産管理ツールを利用する際に注意すべき点として、「IT資産管理ツールを利用している=IT資産管理ができている」訳ではないということが挙げられます。

IT資産管理ツールに反映されている情報は、エージェントがインストールされ、通常利用されているPCから収集した情報が基本です。裏を返すと、エージェントがインストールされていないPCやエージェントが入っているけれど、普段利用されずにロッカーにしまってあるPCの情報は収集してこない、ということになります。

資産管理は資産の網羅性が重要となります。そのため、エージェントがインストールされていないPCやロッカーで眠っているPCも本来管理の対象として含めなければならず、このような情報はPCの購買記録や定期的な資産棚卸しのタイミングで別途情報として収集する必要があります。

「社内の全PCがIT資産管理ツールで管理されていることを確認するにはどうすれば良いか?」というご質問をいただく機会がありますが、この質問に関しての答えは残念ながら「IT資産管理ツールだけで全PCが管理されていることを担保することはできません」となります。

購買や廃棄の記録などから作成した、管理者が「あるべき資産」として把握しているPC管理台帳(正台帳)と、ツールが収集してきた資産の情報を照合(突合)させて管理するのがIT資産の望ましい管理方法となるのです。そのため、販売や廃棄、移管などを正確に把握し記録をつけるために必要な業務プロセスも整備する必要があります

プロフェッショナルからのコメント

IT資産管理ツールは正確な管理を行う上で必須なツールとなりますが、ツールだけでIT資産管理ができるわけではなく、「あるべき資産」の把握や資産を管理する上で必要な業務プロセスを整備する必要がある点を認識しておくことが重要です。

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