お役立ち情報コロナ禍で急速に進んだファイル管理のクラウド化
コロナ禍のテレワークで顕在化した
ファイルサーバーやNASの問題点
新型コロナウイルス感染症の拡大は、私達の仕事のスタイルを大きく変える結果となりました。在宅勤務などのテレワークを採用する企業は一気に増大し、現在もテレワークを継続する企業は少なくありません。これによって社内コラボレーションの形も、根本から見直されることになりました。出社して対面しながらコラボレーションを行う形から、オンラインで行う形へと変化したのです。Zoomなどのオンライン会議ツールの利用急増が、このことをはっきりと示しています。
その一方で、業務遂行に必要となるデータやコンテンツといった、ファイル管理の常識も変わりつつあります。
多くの企業ではこれまで、社内にファイルサーバーやNAS（Network Attached Storage）を設置し、この上で各種ファイルを管理していました。業務を主に社内で行っているのであれば、社内にファイルサーバーやNASを設置しておいた方が、アクセススピードが速く、セキュリティ面の不安も少ないと考えられていたからです。そのため営業担当者のように外回りが多い社員は、VPNで社内ネットワークにアクセスする必要がありました。
しかしテレワークを行う社員が一気に増えてしまうと、このようなファイル管理は不合理だということに気付かされます。まず多くの社員がVPN接続を行うにあたり、VPNゲートウェイの処理能力を強化することはもちろん、ネットワークトラフィックの増大に耐えうるよう、ネットワーク帯域の拡大にも取り組む必要があります。
また社内にファイルサーバーやNASが設置されているのであれば、何か問題が発生した場合には、管理者が出社しなければなりません。出社が制限されている状況下では、問題解決に時間がかかる可能性があります。
問題はこれだけではありません。他にも、容量制限を超えた場合にはハードウェアの増設が必要、アクセス権限の管理が煩雑、サーバーやNASが増えてしまうと管理負荷が増大する、といった問題に多くのIT管理者が悩まされてきました。
最近ではこれらの問題を一気に解決するため、クラウドストレージを採用する企業が急増しています。そのきっかけとなったのはコロナ禍ですが、他にもいくつかの理由が考えられます。
その１つとして挙げられるのが、他の領域でクラウド採用が増えたことでセキュリティ面での不安が払拭され、ファイルをクラウドに保管することへの抵抗感が薄れたことです。現在では「クラウドの方が社内システムより安全」と考えるIT管理者も増えており、政府も2018年6月に「クラウド・バイ・デフォルト原則」という、かなり踏み込んだ表現でクラウド活用を推進するようになっています※1。
またファイル検索やファイル共有、バージョン管理などの利便性が向上することも、理由の1つだと言えます。ファイルサーバーやNASはシンプルな階層構造でファイルやフォルダを管理しており、検索機能が貧弱、バージョン管理機能がない、社外とファイル共有するにはメール添付するしかない、などの制約を抱えています。これらの問題も、クラウドストレージを利用することで解決できます。もちろんハードウェア管理も不要になるため、管理負担も大幅に軽減します。
脚注
※1 https://cio.go.jp/sites/default/files/uploads/documents/cloud_%20policy.pdf
日本でも採用が急増しているBox
コラボレーション機能をさらに強化
すでにクラウドストレージは、様々なベンダーがサービスを提供しています。その中でも特に利用が拡大しているのがBoxです。
2020年6月にBox Japanが行った記者発表会では、2019年3月に4,200社だったBoxの採用企業は、2020年6月には7,000社になったと発表されています。そのうち50％は日経平均を構成する225銘柄企業であり、経産省と東証が選ぶ「攻めのIT経営銘柄」企業の65％が利用していることも注目に値します。なおグローバルでは「Fortune 500」企業の69％が採用しており、採用企業総数は95,000社以上となっています。
なぜこれほどまでにBoxが選ばれているのでしょうか。それは前述の様々な課題を解決できるからに他なりません。
まず10以上の国際的なコンプライアンス・セキュリティ規格に準拠しており、極めて高いセキュリティを実現。アクセス権限も7段階で細かく設定でき、その設定方法も簡単です。また容量は無制限となっており、多様な種類のコンテンツを保管可能、プレビュー機能や強力な検索機能も装備しています。特定フォルダに招待することで、社外とのファイル共有も簡単に行えます。もちろんクラウドサービスなのでどこからでもアクセスでき、インフラ周りの運用管理を行う必要もありません。
また、Office 365やG-Suite、Slackなど様々なSaaSを利用する企業が増えていますが、各SaaSごとにコンテンツが保存され、その結果、コンテンツ管理が煩雑になった、という声も聞こえてきます。コンテンツ・マネジメント・プラットフォームとして打ち出すBOXは、これら各SaaSと連携することで、統一したコンテンツ管理を実現することができます。
これらに加え、2020年5月から7月にかけて、さらなる機能強化も行われています。Box内のコンテンツをパーソナライズして整理できる「コレクション」、Boxのプレビュー画面でファイルに注釈を追加できる「アノテーション」、Boxアカウントを持たない共同作業者からファイルをセキュアに受け取れる「ファイルリクエスト」、オンライン会議でのコンテンツ共有を容易にする「Zoom統合機能」などが追加されているのです。これによってさらに、コラボレーションを強力に支援できるツールになっています。
ニューノーマルな働き方としてテレワークが定着すれば、Boxのようなクラウドストレージの活用はさらに広がっていくはずです。またコロナ禍だけではなく、地震や水害といった自然災害が発生した場合でも、大きな威力を発揮するでしょう。ファイル管理やファイル共有は、クラウドで行うのが当たり前になりつつあるのです。