ERPパッケージ「COMPANY」のマニュアル作りに活用ディップ株式会社

「新しい業務システムの導入にあたり、epiplexで動くマニュアルを作りました。説明がわかりやすいのでユーザーからの質問はほとんどありませんでした。」

ディップ株式会社　情報システム室　次長　笹　幸一氏

求人情報サイトの運営で急成長を続ける「ディップ株式会社」は、新たな業務システムの導入に際し、epiplexを使って動くマニュアルを作成し、大きな成果を上げた。同社情報システム室　笹次長に詳しく話を伺いました。

業務システムのマニュアル作成にepiplexを活用
なぜマニュアル作成ツールが必要だったか
2つの製品を検討しepiplexに決定
担当部署が自発的にマニュアルを作成
使ってみて初めてわかったepiplexの便利な点
ユーザーからの質問がほとんどなく業務システムを導入
サイバネットシステムへの評価
今後の期待

業務システムのマニュアル作成にepiplexを活用

－　ディップの業態をお聞かせください。

ディップは派遣、アルバイト、転職の求人情報をWebサービスで展開しています。主な運営サイトは「バイトルドットコム」、「はたらこねっと」、「ジョブエンジン」、「ジョブエンジンエージェント」、「はたらこ紹介予定派遣」の5つです。拠点は全国に7箇所あり、社員数は855名（2009年5月末現在）です。

－　ディップはepiplexをどのように活用していますか。

epiplexは2007年8月に導入しました。ほぼ同時期に導入したワークスアプリケーションズ社の業務パッケージ「COMPANY」のマニュアル作りに活用しています。

「COMPANY」は高機能のため、ユーザー（社員）が使いこなせるようになるまでは時間がかかるだろうと覚悟していましたが、今回epiplexを使ってわかりやすいマニュアルを作ったことで、非常にスムーズに導入することができました。

epiplexを使ってこれまで20本ほどマニュアルを作りましたが、最も活用しているのはWebベースのワークフローシステム「COMPANY Web Service（CWS）」のマニュアルです。「旅費・交通費精算」、「各種申請書・稟議書」、「各種精算書・捺印申請書」の3つのカテゴリで合わせて8本を、各カテゴリのトップページにリンクしました。ユーザーは、操作に迷ったときにはトップページに戻りマニュアルを参照できるようになっています。

epiplexマニュアル例（「旅費・交通費精算」の一部）

なぜマニュアル作成ツールが必要だったか

－　ディップではなぜ「マニュアル作成ツール」が必要だったのでしょうか。

ディップでは創業以来毎年社員が増え続け、組織も拡大、変化してきました。2007年頃から各部署の業務システムの見直しが必要になり、新システムの選定やシステム間の連携など、情報システム室の業務は増える一方でした。しかし会社の成長スピードに体制が追いつかず、常に人手が足りない状況でした。

ユーザーに配布する各システムのマニュアル作成も情報システム室の仕事の一つでした。アプリケーション側で用意したものをそのまま使う場合もありますが、カスタマイズを伴う導入の場合は標準のものでは対応できません。操作ステップのたびにスクリーンショットをとってPowerPointに貼り付けるといったマニュアル作成の作業は、導入システムが増える中、大きな負担になりつつありました。
さらに、こういった作業はある程度センスを必要とするため、担当者によってステップ数が違うなど品質にばらつきがあり、仕上がりを標準化する必要がありました。

このような事情から、効率的にマニュアルを作れるツールはないかと情報を探していました。

2つの製品を検討しepiplexに決定

－　epiplexを知ったのは何がきっかけでしたか。

epiplexを初めて知ったとき、その
テクノロジーにとても興味がわきました

ネット上で情報を探しているとサイバネットシステムのホームページにたどり着きました。epiplexの紹介を見て、こういう製品があったのかと興味を持ちました。
この製品ならマニュアル作成の現状の課題を解決してくれそうですし、何か他の使い方もできそうだというポテンシャルを感じました。
さっそくサイバネットシステムに問い合わせをし、それをきっかけに「マニュアル作成ツール」の導入の検討を開始しました。epiplexのほか、同様の機能を持つ他製品についても調査、検討を行いました。

－　どのような製品を検討したのでしょうか。

国内製品Aを検討しました。製品Aはepiplexより価格が安く、操作も直感的にできました。ITに慣れない社員でもこれなら簡単に使えるだろうと感じました。

－　その中で、なぜepiplexを選んだのでしょうか。

epiplexを選んだ理由は以下2つです。

１．出来上がったコンテンツがきれいであること。

画像が荒かったり色味が違うと別のものに見えてしまうのでマニュアルとしてはよくありません。製品Aに比べて、epiplexの成果物は見た目がきれいでした。それならユーザーが見てストレスなく理解できると思いました。

２．メンテナンス・運用がしやすいこと。

アプリケーションは頻繁にバージョンアップします。表示のしかたやアイコンがちょっとでも変わるだけで、ユーザーは旧バーションで作ったマニュアルを古く感じてしまいます。しかしそのたびに一からとり直しをしていては大変です。その点epiplexはステップ単位での細かな編集ができるので、ワンショットだけ差し替えることができますし、ピンポイントで吹き出しを加えることもできます。逆に冗長だと思えばその箇所だけ削除できます。導入後のメンテナンスや運用を考えると、価格が少々高くてもepiplexのほうに軍配が上がりました。

担当部署が自発的にマニュアルを作成

－　epiplexの導入後、すぐに使いこなすことができましたか。

epiplexは要領さえ覚えれば、すぐに使いこなすことができるツールだと思います。とにかく最初に2～3本作ってしまえば、あとはどんどん作ることができます。

実は、現在採用されているマニュアルは情報システム室ではなく経理財務の担当者が作ったものです。COMPANY Web Serviceを導入したとき、多機能であるがゆえにユーザーに複雑な説明をしなければならず、当該部署であった経理財務の担当者からどうしたらいいか相談を受けました。epiplexの使い方を二日ほどレクチャーしたところ、すぐに使いこなせるようになり、必要なマニュアルがすべて出来上がりました。

サイバネットシステムは、私たちがepiplexを使いこなせるように最大限の努力をしてくれていると感じます。たとえば、導入した時にはヘルプが英語だったのでちょっと困りましたが、サイバネットシステムにその旨伝えると、ほどなくして日本語になりました。また、使い方セミナーを無料で開催していただき、3人の講師にキャプチャの撮り方や編集について丁寧に教えていただきました。

－　出来上がったマニュアルに対するユーザーの反応はいかがですか。

とても評判がいいです。操作方法を動きで確認できるので違和感なく受け入れられ、ユーザーからは「わかりやすい」という声を多数もらっています。

使ってみて初めてわかったepiplexの便利な点

－　実際に使ってみて初めてわかったepiplexの便利なところがあれば教えてください。

使ってみて便利だと思ったところは二つあります。

１．モードを使い分けられること。

用途によってモードを使い分けできる機能、これは便利ですね。「表示モード」にすると自動で流してくれるので眺めているだけでなんとなくわかりますし、「ガイドモード」では、一コマ一コマ動きが確認できます。「テストモード」は操作の正解・不正解が出るので、eラーニングと連動することで効果的な使い方ができそうです。

２．アウトプット方法が複数あること。

HTMLにも変換できるのでWeb上で見ることも出来ますし、データとしてCDに焼くことも、PC上で見ることもできます。紙に印刷する必要がなく、ペーパーレスで教育や説明会ができます。アウトプットの方法が多いところが便利だと思います。

ユーザーからの質問がほとんどなく業務システムを導入

－　epiplexの導入効果を教えてください。

epiplexの導入効果は以下2つです。

１．多機能のシステムを混乱なく導入できたこと

COMPANY Web Serviceでは、ユーザーの利便性を高めるために「交通費」「出張費」「小口精算」「福利厚生費」などそれぞれの操作方法が違っています。これまでにない操作が多く含まれるため、導入直後にはユーザーから問い合わせが殺到するだろうと予想していました。
そこで事前に説明会をし、epiplexを実際に使って操作方法を説明しました。さらに、ワークフローのWebページ上に「マニュアルはこちら」というリンクを貼り、すぐに参照できるようにしました。その結果、問い合わせの数は予想よりはるかに少なく、混乱なく新しいワークフローシステムの導入ができました。

２．マニュアルの品質が担保されたこと

PowerPointによるアナログのマニュアル作成と違って、epiplexでは貼るべきスクリーンキャプチャを間違ったり、貼り忘れをしたりなどは基本的にあり得ません。品質が担保され、ミスが起きないことで結果的に工数の削減にもつながっています。

サイバネットシステムへの評価

－　サイバネットシステムへの評価をお聞かせください。

サイバネットを評価する点は、まず営業の方のスキルが高いこと。電話で相談すればその日のうちに折り返してお返事をいただけて、ワンストップで解決するので楽です。
また、サポートにも満足しています。epiplexは完成度が高い製品なのでバグはありませんが、一度動きが悪かったことがありました。そのときにはすぐに原因を特定して的確なアドバイスをもらいました。

個人的な話で恐縮ですが、実は存在を知った時からサイバネットシステムという会社にはとても興味がありました。epiplexを始め扱っている製品がニッチで面白いものばかりだからです。
今、「こういう機能のあるツールが欲しい」と思ったときにはまずサイバネットシステムに聞いています。聞けば必ず良い情報を教えてくれる、なんとかしてくれるという信頼があります。そんなふうに思わせるところがサイバネットシステムの最大の魅力なのではないでしょうか。

今後の展開

－　今後の展開についてお聞かせください。

今は主に管理部門での利用ですが、これから他の部署にも広げて行きたいと思っています。便利なツールですので当然他部署からの引き合いはあるのですが、利用部門を広げるにはライセンスの追加や教育面等、提供側の体制を整える必要があります。
また、将来的にeラーニングシステムの導入を考えていますが、その際にもepiplexが使えると思っています。大きな流れはeラーニングで、よく確認をしなければならない細かい部分はepiplexという使い分けをすれば、より教育効果を高めることができると考えています。

これからもサイバネットシステムには業務効率を上げるためのいろんな提案をしていただきたいですね。今後ともどうぞよろしくお願いします。

取材日時：2009年7月　
ディップのホームページ：http://www.dip-net.co.jp/